Mötesbokning har en rad fördelar jämfört med de andra sätt på vilka säljare kan interagera med sina leads. Några av de främsta fördelarna med just mötesbokning är att det sker i realtid, till skillnad från sms eller mejl, samt att telefonsamtalet inte är beroende av en stabil internetuppkoppling, jämfört med exempelvis videosamtal. Studier från RAIN Group visar därutöver att hela 57 % av äldre köpare samt 47% av köpare som har chefsroller föredrar att bli kontaktade via just telefon. 

Genom att veta hur du kan utnyttja kalla samtal och uppföljningar på rätt sätt, bör du kunna kvalificera fler leads och därmed spendera mindre tid på att jaga nya affärsmöjligheter. Våra experter har tagit fram fyra kategorier, innehållandes deras 17 bästa tips för hur du kan bli en bättre mötesbokare. Använd dessa för att förbättra din strategi och avsluta ännu fler affärer.

 

Tips för förberedelse inför försäljningssamtal och mötesbokning

1. Ha i åtanke vilken tid som är bäst för att ringa

Enligt studier gjorda av CallHippo är den mest optimala tiden för att ringa kalla samtal mellan klockan 16.00 och 17.00 på onsdagar och torsdagar. Medan du kanske inte hinner ringa alla dina kalla samtal under två timmar varje vecka så bör du försöka dra nytta av just den tiden så mycket som möjligt.

Varför fungerar det här tipset?

Om du ringer i slutet av arbetsdagen är det oftast mindre troligt att kunder betraktar ditt samtal som ett störningsmoment utan istället svara med. Dessutom är detta en bra tid att ringa kunderna eftersom många av dem kommit halvvägs genom sin att-göra-lista för veckan, samtidigt som de ännu inte börjat planera för veckan därpå.

Oavsett vilken tid du ringer, är det viktigt att vara uthållig. Det kan ta flera samtal innan man når sin kund, men research från Rain Sales Training visar på att 71% av köparna faktiskt vill bli kontaktade av säljare i ett tidigt steg i säljcykeln eftersom det är då kunderna behöver jämföra alternativ.

2. Bestäm vad du har för mål med ditt samtal

Du kan bli en bättre mötesbokare genom att bestämma vad det är du vill uppnå med samtalet, innan du lyfter luren. 

Några exempel på målsättningar är att: 

  • Få en bättre förståelse för din kunds workflow
  • Undersöka vem/vilka som är involverade i deras köpbeslut
  • Boka ett möte för en uppföljning

Genom att på förhand bestämma vilka specifika frågor du ska ställa till kunden, är du redan ett stort steg närmare ditt mål. 

 

Varför fungerar det här tipset? 

 

När du förbereder dig genom att formulera din målsättning samt tar fram uppgifter om personen du planerar att kontakta, kommer ditt samtal att låta mindre som ett kallt säljsamtal. Istället kommer du att gå in i rollen som en rådgivande och hjälpsam mötesbokare/säljare där du erbjuder dina tjänster på ett professionellt sätt.  

Säljexperten Phil Gerbyshak rekommenderar den här fem-stegsprocessen som bara tar 90 sekunder att genomföra:

  1. Ta reda på vad ditt lead heter och lär dig hur man uttalar det. 
  2. Ta reda hens jobbtitel och arbetsroll. 
  3. Förstå vad företaget erbjuder för service/tjänster eller produkter. 
  4. Förbered tre påståenden utöver dina frågor:
    a) Ett intresseväckande påstående att använda i din inledning.
    b) Ett påstående för att tackla ett nej från kunden.
    c) Ett påstående du kan använda i ett röstmeddelande för att bli ihågkommen. 
  5. Öva på ditt samtal tills det låter helt naturligt.

3. Undersök konkurrenter till ditt lead 

En stor del av förberedelsen inför ditt säljsamtal bör vara att identifiera vilka konkurrenter som ditt lead har och förutse deras:

  • USP (unique selling points)
  • Marknadsstrategier
  • Kärnan i varumärkets identitet

Således kommer du att kunna skräddarsy lösningarna för kundens behov, eftersom du vet vilka de faktiskt konkurrerar med. 

Varför fungerar det här tipset?

Genom att granska ditt leads konkurrenter kan du upptäcka mer specifikt hur du faktiskt kan hjälpa dem. Ponera att din lösning var att hjälpa kunden att satsa på en specifik geo, då skulle du exempelvis kunna föreslå att “En av era konkurrenter har valt att inte arbeta med den här demografiska gruppen. Således finns en lucka för er att gå in och fylla tomrummet”. 

Garett Mehrguth, CEO på Directive Consulting, en agentur inom digital marknadsföring, menar att granskning av leads konkurrenter också kan hjälpa dig att utveckla en användbar rapport. 

“I have found that when you talk wisely about a lead’s competitors, they feel like you understand not only their business, but also their industry,”…“That comfort lends itself to better conversations and more deals closing.”, säger Mehrguth.

Tips för mötesbokning och knep för kalla samtal 

5. Gör ett bra första intryck

Ett tips på hur du kan bli en bättre mötesbokare handlar om hur du bemöter din kund. Du har förmodligen inte lång tid på dig att göra ett bra första intryck. 

  • Tilltala alltid kunden med hens namn.
  • Berätta direkt varför du ringer, och varför de kan få ut av det. 
  • Gå in på några enkla frågor för att få kunden att börja prata (frågorna kan vara baserade på researchen du redan har gjort). 
  • Kom ihåg att fokus ska ligga på kunden – inte på din tjänst/produkt.

Varför fungerar det här tipset? 

Ett kallt samtal är din första och bästa chans för att påbörja skapandet av en ny och lönsam affärsrelation med kunden. Genom att vara kortfattat och lägga fokus på din kund, visar du respekt för ditt lead.

Säljrådgivaren Lauren Baileys skriver i sin artikel om säljande inledningar: “I’ve heard folks pack in their full bio, a short company history, the obligatory value prop, and get a good 1/3 down their product list before taking a breath. Five seconds is the target folks. And the goal is to get THEM talking ASAP, not the other way around.”

6. Använd ett anpassat säljmanus i ditt samtal 

Många mötesbokare förlitar sig i regel på sälj-manus som är skrivna på förhand. Dessa syftar till att effektivisera samtalet och säkerställa kontrollen över riktningen för samtalet. 

Varför fungerar det här tipset? 

Det kommer att hjälpa dig: 

  • Presentera dig med självförtroende och professionalism. 
  • Att planera viktiga samtal.
  • Att vara mindre nervös över kalla samtal (så du förhoppningsvis vågar göra fler!).

Välj ett säljmanus som är anpassat efter din situation och ditt behov, eftersom det kommer att förstärka dina samtal. Detta kommer även att så småningom effektivisera din arbetsmetod och därmed göra dig till en bättre mötesbokare.

7. Ha tålamod – träning ger färdighet

Kalla samtal kan vara skrämmande, även för erfarna mötesbokare. Du kommer att stöta på motgångar och förbered dig därför mentalt på detta:

  • Många kalla samtal kommer inte resultera i en avslutad affär. 
  • Du kommer att förlora varje deal/affär som du inte påbörjar.
  • Du kanske inte kan kontrollera säljresultatet, men du kan ta kontroll över dina handlingar. 

Säljgurun Brian Tracy menar på att du kan komma över din fobi för kalla samtal genom att göra 10-20 samtal per dag under en period på 1-2 veckor, utan att behöva bry dig om resultatet. 

Varför fungerar det här tipset? 

Genom att bry dig mindre om hur ett samtal kommer att avslutas, kommer du bli lugnare och mer självsäker som mötesbokare. Tracy säger “If you make 100 calls as fast as you can with no concern about whether or not people are interested, you will actually start to uncover good potential prospects. You will start to make appointments. You will actually start to make sales.”. 

Tips för att följa upp samtal

 

8. Avsätt tid för att följa upp samtal med potentiella kunder

Många mötesbokare kan känna sig så upptagna av administrativa uppgifter, att de lätt glömmer bort att prioritera ett uppföljningssamtal med potentiella kunder. Men, uppföljningssamtal ökar dina chanser att avsluta affären. Det skapar dessutom ett förtroende hos kunden som eventuellt kan leda till att ni får ett bättre företagsrykte. 

Schemalägg tid för att följa upp samtal med potentiella kunder – det kommer öka chansen för att samtalen faktiskt görs.

 

Varför fungerar det här tipset?

Experter inom säljbranschen menar att 47% av köparna föredrar att en mötesbokare kontaktar dem personligen för att sammanfatta erbjudandet. Vidare är det 82% som inte tackar nej till ett säljsamtal där mötesbokaren aktivt har sökt dem. 

 

Således, oavsett om du följer upp ett kallt samtal, email, möte eller demo, står det klart att ju mer tid du spenderar på att ta kontakt med den potentiella kunden desto mer får du tillbaka. 

9. Sikta på en trovärdig relation

Arbetet med att bygga en trovärdig relation med en potentiell kund, ska du påbörja redan under ditt första telefonsamtal. Därefter är det viktigt att du underhåller och fortsätter under uppföljningsprocessen. 

Du kan utveckla en trovärdig relation genom att:

  • Vara dig själv, du behöver inte vara för formell.
  • Hitta gemensamma samtalsämnen.
  • Tala med empati! Att ha en genuint intresse hjälper dig att hitta den bästa lösningen för din kund.

Ju bättre du lär känna dina kunder desto bättre är dina chanser att lyckas i försäljningsprocessen.

Varför fungerar det här tipset?

Desto starkare relation du har med dina kunder, desto mer bekväma kommer kunderna att känna sig med att dela med sig av sina idéer. Att förstå kundens behov är en nyckel till att stänga affären.

I sin recension av Art Sobczaks bok “Smart Calling: Eliminate the fear failure and rejection from cold calling” har Bob Silvy noterat “You get only one chance to make the right impression in sales. If a top prospect gets a hundred calls a week, you want to be the one he remembers and buys from.”

10. Lyssna på nyckelinformation

Att lyssna aktivt genom att ge feedback, samt visa att du hör och förstår vad som har sagts, är några av de telefonförsäljningstips som alla mötesbokare eller marknadsförare bör ha med sig.

 

När du lyssnar aktivt under ett uppföljningssamtal är det mer troligt att du:

  • Skapar förtroende
  • Uppmuntrar dina kunder att bearbeta sina frågor 
  • Lär dig exakt vad din kunder vill ha och hur du kan hjälpa dem

Du kan gå från att pusha kunden med ditt säljbudskap till att övertyga dem utifrån vilka behov de har. Försök att ställa frågorna “hur” och “varför” och lyssna noga på svaren.

Varför fungerar det här tipset?

Enligt en rapport från Linkedin, värdesätter 42% av kunder aktivt lyssnande. 56% av kunderna är överens om att det är mer sannolikt att de kommer överväga att köpa tjänsten eller produkten när en mötesbokare visar en förståelse för deras affärsbehov. 

Varje kund vill bli hörd. Därför är det viktigt att lyssna på nyckelinformation. Du kan använda det som hjälp för att sedan styra telefonsamtalet mot dina kunders potentiella mål eller utmaningar. Detta hjälper dig att leverera övertygande försäljningslösningar.

Tips på hur du som bötesbokare avslutar affären

11. Kombinera discovery och demo samtal

Att förstå vad så kallade discovery och demo call är samt hur dessa fungerar tillsammans kommer att hjälpa dig att stänga flera affärer. 

  • Discovery call är en faktasökning i syfte att utbilda sig om kunders mål, utmaningar, förväntningar och köpbeslut. 
  • Demo call är säljpresentation/pitch som ges via telefon, ibland även genom skärmdelning. Presentationen används för att visa produkterna eller tjänsterna samt visa vilket värde dessa skapar för kunden. 

 

Ett lyckat discovery call kommer att leda dig till demo call som i sin tur kommer hjälpa dig att avsluta affären. 

 

Varför fungerar det här tipset?

 

Inom telefonförsäljning går discovery och demo calls hand i hand. Ditt sales demo samtal kan bli mycket framgångsrikt om du gör ett bra förarbete. Det innebär att du bör:

  • Utveckla en förståelse för dina kunders behov.
  • Skapa en presentation som direkt tillgodoser dessa behov.
  • Driva dina demo mål därefter.

Författare och försäljningscoachen Mark Hunter säger: “You can refine your needs and you can add to the needs, but the framework of their needs must have been discovered before you get to the demo.”

12. Lär dig att arbeta igenom invändningar

Vanliga invändningar inom försäljning sträcker sig från brist på budget eller behov, till brist på förtroende för ditt företag.

Genom utföra förarbetet och uppföljningsarbetet ansvarsfullt, hjälper du dig själv att undvika problem. Vissa kunder kommer dock vara misstänksamma i början och tänka till en extra gång innan de tar ett beslut. 

Istället för att ge upp, ska du försöka att hjälpa kunden att omformulera sitt tankesätt genom att utforska och arbeta igenom deras invändningar tillsammans med dem.

 

Varför fungerar det här tipset?

Det är viktigt att du försöker anta rollen som säljpartner snarare än bara mötesbokare. Partner-tänkande gör det lättare att samarbeta och brainstorma olika ideer med kunden.

Kom ihåg att dina lösningar inte kommer att passa till alla kunder. Ibland är dina kunders invändningar ett tecken på att du behöver kvalificera dina leads i din pipeline.

Som Napoleon Hill författaren till “Think and Grow Rich” sa, “The best way to sell yourself to others is first to sell the others to yourself.”

13. Att avsluta affären

Det kommer alltid en tid då du måste sluta sälja. Du vet att det är dags att leda dina kunder mot ett köpbeslut, när du:

  • Är säker på din lösnings förmåga att tillgodose deras behov
  • Har visat den förmågan för dem
  • Kan be om ett ja eller nej-svar som känns som ett naturlig steg i ditt försäljningssamtal.

Det är viktigt att veta när du ska avsluta din pitch och byta till stängning av affären. Du ska helst inte ta värdefull tid från andra erbjudanden.

Varför fungerar det här tipset?

Jim Keenan som är försäljningscoach och CEO av A Sale Guy menar att: “Deals close when everyone involved, every stakeholder, influencer and decision-maker feels the impact of going with your product or service will change their world for the better and that your solution is key in reaching the goals and objectives they’re trying to accomplish.”

Tips på hur du som mötesbokare gör försäljningssamtal mer effektiva under säljcykeln

14. Öva på dina röst-färdigheter

Säljsamtal via telefon är unika i den mening att du inte kan se ansiktsuttryck eller kroppsspråk. Säljsamtal testar därmed din förmåga att förlita dig enbart på röster och tonlägen. 

Prova dessa tips för ännu bättre säljsamtal:  

  • Spela in dina kalla samtal och notera din energinivå och hur snabbt du pratar.
  • Be någon av dina kollegor lyssna på hur engagerad och sammanhängande du låter. 
  • Fortsätt att öva på din pitch så att din röst känns bra och låter naturligt.

Många mötesbokare satsar på att finslipa sättet de talar på i syfte att nå flera kunder. 

 

Varför fungerar det här tipset?

 

Säljledare och författare Mike Weinberg föreslår att man glömmer ”försäljningsrösten” helt. “The best prospectors talk like normal humans. I suggest that you speak like you’re calling a friend. Calm. Casual. Comfortable. Confident. Real. Human.”

När du använder din röst för att visa förtroende, vänlighet och professionalitet, får du även dina kunder att känna sig lugna.

15. Generera spänning kring resultat

Ett av de bästa telefonförsäljningstipsen och mest effektiva sättet att generera telefonbaserad spänning kring en produkt eller en tjänst, är att sälja ett resultat och inte bara en lösning. 

För att skapa en förväntansfullhet hos dina leads:

  • Använd hard data för att visa hur framgångsrik din produkt har blivit.
  • Beskriv specialerbjudanden som du har blivit auktoriserat att erbjuda. 
  • Berätta en liknande historia om hur du har hjälpt andra  kunder med samma utmaningar.

Kom ihåg att prioritera det som din kund bryr sig om istället för att berätta om massa funktioner.

Varför fungerar det här tipset?

Det är lättare att engagera människor när de är glada. Det blir även lättare att få dem fatta ett beslut. Spänning kan dock vara flyktig. Därför är det viktigt att följa upp tills du vet att affären leder till ett framgångsrikt försäljningsresultat. 

16. Dra nytta av automatisering

Med automatiseringsverktyg kan du utnyttja teknik för att förbättra din försäljningsproduktivitet. 

Ett exempel är ett CRM system som kan hjälpa dig att:

  • Hantera dina försäljningskontakter.
  • Spåra dina försäljningssiffror.
  • Utvärdera dina resultat så att du kan nå dina försäljningsmål.

Du kan även använda VoIP (röst över internetprotokoll) och samtalsspårning med din CRM för att därefter effektivisera dina försäljningssamtal.

Varför fungerar det här tipset?

Med VoIP i kombination med ett samtalsspårningsverktyg eller tillägg, kan du multitaska online medan du spårar och spelar in relevant information från inkommande försäljningssamtal.

Samtalsspårning gör det enkelt för mötesbokare att ansluta specifika samtal till försäljningskanalerna som skapade dem. Och när samtalsspårning och data fångas in i ett CRM-verktyg som Pipedrive kan de delas i realtid med säljare.

Med Pipedrives uppdaterade samtalsfunktion kan du ringa samtal direkt från webben eller via en smartphone, vilket möjliggör snabb samtalsspårning, inspelning och insikter allt på ett ställe: ditt Pipedrive-konto.

17. Fokusera på att bilda kundrelationer

Att visa ett genuint intresse för dina kunders dagliga arbetsliv samt proaktivt bygga upp dina försäljningsrelationer bör vara ditt underliggande fokus redan från det första telefonsamtalet.

Som Jerry Hocutt förklarar i sin bok Cold Calling for Cowards, “Cold calling is no longer about getting a list of unknown names, calling them, and speed talking. Cold calling today is about initiating contact, building relationships, and keeping in touch.”

 

Varför fungerar det här tipset? 

 

Människor köper inte bara från andra människor utan de köper från människor som de känner, tycker om och litar på. Genom att bygga ömsesidigt fördelaktiga relationer under hela försäljningscykeln kan du därmed förbättra oddsen för att:

  • Säkerställa mer försäljning
  • Behålla flera kunder
  • Dra nytta av fler försäljningsreferenser

Slutliga tankar

Finjusterade kunskaper inom telefonförsäljning har ett värde. Det gäller oavsett om du säljer eller vill förbättra din så kallade call center training. Försök att engagera dig i en eller flera av de telefon-säljtips som beskrivs i texten. Använd sedan ditt CRM för att spåra dina framsteg när det gäller:

  • Antalet kalla samtal som leder till en uppföljning
  • Din framgångsgrad när det gäller att hantera försäljningsintressen
  • Hastigheten i vilka dina erbjudanden går genom din pipeline

Oavsett vad du säljer vill du lära dig att utstråla självförtroende över telefonen, eftersom detta följaktligen kommer att ge dig ett försprång inom alla marknader.

Få hjälp med mötesbokning

När ni anlitar Concito Consulting för mötesbokning, erbjuder vi er våra experter som efter många år inom branschen dagligen använder sig av de ovan beskrivna tipsen. Mötesbokningen syftar till att ta er över tröskeln till en punkt då den potentiella kunden redan förstått det värde ni erbjuder. Vi bokar endast in kvalitativa möten som gör jobbet enkelt för era säljare.

Läs mer: Så fungerar mötesbokning.

Kontakta oss för en kostnadsfri och förutsättningslös konsultation. Välkomna!